一個郵件收條(回執)引發的思考

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相信大家在用foxmail收郵件的時候,都碰到過這種情況,見下圖:

點一下是,就表示你收到了對方的郵件。

熟悉吧,郵件收條,或者叫郵件回執,表示你收到了郵件,僅此而已。

好了,開始說正事。事情的起因是今天早上同事問我,為什麼我從來沒給過他郵件收條(回執),而我是這樣回答他的。

作為發件人的角色,他的需求是自己發出一封郵件以後,想知道對方有沒有收到,就這麼簡單,于是有了郵件回執這麼一個功能的産生。這個功能簡單嗎?足夠簡單,隻要事先設置好,那麼所有的郵件發出後都會自帶一個回執,然後隻要收件人點一下“是”就可以了,一切都在後台程序自動完成,真的足夠簡單。

坦白講,這個功能出發點是好的,可是真的有用嗎?又有多少人在用這個功能呢?又有多少人在收到郵件以後點了“是”呢?從收件人的角度來講,這個功能足夠好嗎?

首先,郵件回執是在收件人還沒有看到郵件内容時就自動彈出。試問一下,我還沒有看到你的郵件内容,沒明白你讓我幫你做什麼事情,你就先讓我給你一個明确的收到郵件回執,從用戶心理來說,這算什麼呢?

其次,從截圖中也可以看到,“是”的按鈕隻有1個,而“否”和“X”是2個按鈕,從按鈕比例上來說,我有66.6%的操作都是不給你回執。

再次,如果我事先關閉了回執,在我看完郵件後又沒有了郵件回執的發送按鈕,我就是想給你回執此時也沒有了入口。

而作為我,一個收件人,是這麼理解的:郵件回執,是一個默認的接受承諾。它不僅僅是我收到郵件這麼簡單,背後所隐含的意義是:好的,我收到你的郵件了,你所說的事情我已經明白了,我會按你郵件中所說的幫你處理。是的,我就是這麼理解的。一個人的承諾,是與他的個人信用息息相關的,看起來簡單的一個郵件回執,但背後關系到收件人的信用時,請問還有誰敢輕易給你回執?

事實上,類似的事情在工作中也經常碰到。舉一個親身經曆的故事:早年做市場調查的時候,與客戶談的很好,但當我提出要和客戶簽一個合作意向書時,幾乎所有的客戶開始犯難了,甚至開始拒絕簽字。起初我以為是自己的談判技巧問題,但當其他同事都回來一起總結時,發現客戶拒絕簽字是一個非常普遍的情況。雖然我們一再聲明合作意向書不代表任何事情,隻是一個簡單的合作意向而已,但在我們調查的150家以上的企業中,隻有2家左右的企業簽字。事實上,這就是上面提到的個人信用問題。一旦簽字或者發出回執,就表示我接受了你給我的東西,我以我的信用擔保了我的口頭承諾。試問,這樣的情況下還有誰敢輕易給你郵件回執?

好了,話題扯回來,既然我是做産品策劃的,那麼換做是我,該怎麼策劃郵件回執這個功能呢?

發件人:撰寫郵件頁末端提供一個“添加郵件回執”的單選框,默認為不選。這樣在發件人有需要的時候可以自由選擇是否要求對方回執。……為什麼選郵件末端,事實上是因為郵件末端多是附件的位置,從用戶行為習慣上講,這個位置不會太引起反感,而且不會與其他功能按鈕沖突。當然,你也可以選擇在其他位置放置,但不要與“回複”之類的重要操作按鈕沖突。

收件人:郵件内容頁末端提供一個按鈕“告訴對方郵件已收到”(或其他文字),這樣在收件人閱讀完郵件内容以後,可以自主選擇要不要給對方收條。

OK了,就這麼簡單的做了一下調整,解決了發件人和收件人雙方的問題。将雙方都從被動接受變成了主動可選。而事實上,之前郵件回執一次設置,所有郵件永久生效的做法真是不靠譜。試問如果我一次群發很多郵件,如果所有人都給我回執,我每天光删除這些回執都要多少時間?

當我這麼回答完同事後,問題還沒有解決。他又問我,那發件人怎麼知道收件人是否收到郵件呢?我又做了如下解釋:
1、對于對外發送的郵件,一般重要郵件都是在發送完成以後,電話通知收件人并得到對方明确收到郵件的答複。
2、對于公司内部的郵件,一般都是直接當面口頭告知對方接收郵件,或者直接吼那麼一嗓子。

接下來同事又問了我一個問題,關于上周五我發出的工作周報的郵件,為什麼我沒有發郵件回執請求,也沒有口頭告訴他們,我是這麼回答:
1、我故意沒有這麼做。因為你們都是新人,而你們又都做的是策劃工作,策劃者最基本的要求就是自己要主動多問,多注意細節。首先我們部門要求是foxmail每隔1分鐘收一次郵件,其次foxmail在收到郵件後會在屏幕右下角彈窗提示,這樣可以基本保證你可以第一時間看到郵件。如果你真的當時沒有看到郵件,那麼從我發出郵件到我要求答複的時間,中間隔了幾個小時的時間,在這個時間段裡,你有足夠的時間看郵件,而我們也有要求多注意郵件。好了,事情到了這一步,你還沒有給我回複,隻能證明你工作态度有問題。
2、同時郵件中我故意留了漏洞,就是想看看你們在我提出需求後,有沒有經過自己的思考。因為作為策劃者,需求部門不會給你很明确的要求,更多時候隻是口語化的一句“我要一個什麼什麼樣的功能,大概類似XX的樣子”,僅此而已。這時候,就需要策劃者必須去思考背後深層次的含義并與需求部門詳細溝通、引導性的溝通。如果一個策劃者連想一下都不願意想,試問他還能策劃出來什麼東西呢?

貌似扯遠了,上班!

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